印鑑はパソコンで作成した方がいい?電子印鑑のメリットとデメリット

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印鑑と言えば、朱肉をつけて使用するものを連想する人が多いのではないでしょうか。しかし、それだけが印鑑だと限定できない状況になっています。印鑑のデジタル化が加速しているので、パソコンで印鑑を作る企業も増えてきているのです。

そのパソコン作成による印鑑は電子印鑑と呼ばれています。そこで今回は電子印鑑のメリットとデメリットについて紹介していきます。

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業務の効率がアップする

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通常の印鑑の場合は、印鑑を持ち歩く必要があります。書類ごとに印鑑の種類が異なるケースもあるので、人によっては何本も印鑑を持っているケースもあるでしょう。しかし、この印鑑の場合では持ち歩くことを忘れていて、必要なときに印鑑が使えないことが考えられます。

複数の印鑑を持っていると、どの書類にどの印鑑を使うのが正しいかを忘れてしまうこともあるでしょう。押印に使っていた印鑑が間違っていたら、書類の印刷からやり直す必要があるというデメリットもあります。会社で印鑑を使う場合は社内承認の手順も必要になります。

社内に上司が居ない場合は日を改めて書類の押印を求める必要が出てくるので、業務の効率が悪いと言えます。これらの問題を解決できるのが電子印鑑です。パソコンで作成できる電子印鑑を使えば、印鑑を持ち歩く必要がありません。

パソコン内に印鑑のデータを持っているだけでいいので、パソコンがあればどんな状況でも押印が可能です。間違っていてもパソコン内で押印をやり直すだけなので、手間が少ないと言えます。社内承認の手順が必要な場合でもパソコン内で押印のやり取りを行うだけなので、会社内に上司が居なくても承認の要求が可能です。

急ぎで必要な手続き書類があった場合でも、パソコンで書類を送れば問題の解決ができます。電子印鑑であればテレワーク中の人にも書類への押印を求められるというメリットがあるでしょう。

印刷代の出費が少なくなる

通常の印鑑を使う場合は書類の作成と印刷が必要です。書類を印刷する度に印刷用紙とプリンターインクを消費します。社内で印刷作業を行わない場合でも、プリントアウトは必要なのでコピー代の出費が必要になるでしょう。

紙の書類を使う場合は、書類を整理するためにファイルを使用するケースが多いでしょう。そうなれば印刷用紙の代金やプリンターインクの代金、コピー代などの出費以外に、ファイルの購入代も必要になります。少しでも出費を減らしたい人にとっては、この細かいお金の出費も大きなダメージとなるでしょう。

このような書類の印刷に関するコストを削減できるのが電子印鑑と電子書類の存在です。電子印鑑はパソコン内にある電子書類でのやり取りで使用するため、プリンターによる書類の印刷が必要ありません。印刷作業が必要ないので、印刷用紙やプリンターインク、ファイルなどの商品を購入する必要もないでしょう。

コピーも行わないので、コピー代による出費もありません。このように電子印鑑を使うことで全てのデータをパソコンで管理できるようになるので、コスト削減のメリットが得られます。書類と印鑑を保管しておく場所の確保も必要ないので、空いたスペースを別のことに活用できるという利点も得られるでしょう。

破損や紛失といったトラブルの防止になる

通常の印鑑の場合は破損してしまうケースや紛失してしまうケースが考えられます。破損や紛失といったトラブルが起きた場合は買い直すか、印鑑を作り直してもらう必要が出てきます。新たに印鑑を買い替えると、印鑑の再登録を行わなければならないこともあるので余計な手間が増えてしまいます。

破損や紛失がなかったとしても、盗難によって印鑑を失うことも考えられます。そのような場合でも印鑑の買い直しや再登録の手間が必要になるでしょう。電子印鑑の場合は自分でデータを削除することやパソコンが盗まれること、ウイルスの侵入によるデータの破損などのトラブルがない限りは、買い直しや作り直し、再登録といった手間を取る必要がないと言えます。

仮にデータの削除やパソコンの盗難、データの破損などの事態に巻き込まれたとしても、電子印鑑のデータのバックアップを取っていれば問題なく使用できるというメリットがあります。

導入コストが高いのがデメリット

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電子印鑑はフリーソフトでも作成できるものではありますが、フリーソフトで作成したものでは効力が弱いケースも考えられます。法的な書類に使用できるような効力を持った電子印鑑を作成したい場合は導入コストが必要になります。

効力のある電子印鑑を作成する場合には、当事者のデータや捺印の証明といったものが必要になるので、導入コストは高くなりやすいです。

効力のある電子印鑑は自分では作成できない可能性も高いでしょう。プロに電子印鑑の作成を依頼するとなれば、人件費が上乗せされた費用の請求が行われます。業者によっては相場よりも高い金額請求が行われることもあるので注意が必要です。


社内での理解が得られないケースもある

長く続いている会社ほど、今までのやり方にこだわってしまう傾向が強いです。社内には電子書類や電子印鑑に関する考え方を理解してくれない人もいるため、電子印鑑の使用が認められないことも考えられます。新たに電子書類と電子印鑑の利用を導入するとなれば、その電子書類と電子印鑑の使用に関するシステムの構築も必要になります。

社内には機械に弱い人もいるかもしれないので、そのような人でも扱えるような説明やマニュアルの作成が必要でしょう。電子印鑑は使えると便利ですが、導入までの手間がかかるのが問題点です。対策として電子印鑑の使い方に関する説明会を行うのが効果的だと考えられます。

また自社が電子印鑑の利用を始めるとなれば、社外への報告も必要です。取引先によっては電子印鑑を認めてくれないこともあるため、他の会社に浸透するまでは電子印鑑と通常の印鑑の両方を使う必要が出てくる可能性があります。

パソコンを扱い慣れていない人が電子印鑑を使う場合には、誤操作のリスクもあるでしょう。誤って別の書類に押印してしまうこともあるので、その点の注意喚起も必要になります。

電子印鑑を有効活用しよう

パソコンやスマートフォン、タブレット端末などの普及により電子機器の活用できる場面が増えています。そのことを考えれば、今後は電子書類や電子機器を取り扱うケースが増えていくと言えるでしょう。電子印鑑を導入することで業務の効率もアップするので、今のうちから社内に電子印鑑を普及させておくのも悪くないでしょう。

パソコンでの作成は無料でも可能なので、まずは電子印鑑の自作を始めてみるのも良いと言えます。