請求書に押す印鑑について知っておくべきポイント

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請求書を発行するときには印鑑を押すものだと思っている人も多いでしょう。昔から日本では会社が請求書を発行するときには社印を押すか、担当者の個人印鑑を押すのが一般的になっています。ただ、請求書に印鑑を押す必要はあるのかと疑問になったことはないでしょうか。

この記事では請求書の印鑑に関するノウハウを解説します。

請求書に印鑑は必要ない

結論としては請求書に印鑑を押すのはただの慣習です。請求書は取引先に支払いを求めるための書類として用いられているものですが、法律によってフォーマットが定められているわけではありません。印鑑を押していなければ請求書として無効と法律で決められているわけではないので、印鑑が押されていなかったとしても有効です。

契約書の場合には押印によって内容を認めたことを示す必要があると決まっているため、印鑑が押されていない契約書は無効になります。近年では新型コロナウイルスの感染拡大の影響もあって印鑑がなくても契約書は有効という政府の見解も発表されていますが、一時的な措置なので契約書では印鑑が必要と理解しておきましょう。

請求書では契約者が互いに内容を認めた事実を書面に記録しておき、何か契約に違反するようなことがあったときに対応できるようにすることが必要です。しかし、請求書は別に売買契約書や請負契約書などが締結されていて、その内容に従って作成し、支払いを求めるために取引先に発行するものです。

相手が請求書の内容に同意するかどうかは関係がないので、相手からサインをしてもらう必要すらありません。契約書の中で請求書は印鑑を押す必要があると定めている場合や、押印すべき形になっているフォーマットを指定している場合にはこの限りではありませんが、基本的に請求書は印鑑が押されていなくても問題はないのです。

請求書に印鑑を押す理由

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請求書の印鑑が法律上は必要とされていないのなら、なぜ慣習的に押しているのかが気になる人もいるでしょう。結論から言えば取引先からの信用を得るための習慣です。確かに当社で発行した請求書であって他者が勝手に作ったものではありませんと伝えるために社印を押しています。

あるいは会社の担当者が自分の責任で請求書を送っているので、何か問題があったときには私に問い合わせて下さいという意味合いで個人印鑑を押すのが通例です。請求書によって取引先はお金を渡すことになるため、内容が本当に正しいのかどうかを吟味する必要があります。

身に覚えのない請求書が届いたときには詐欺ではないかとも考えられるでしょう。その際に発行した人の印鑑があると確かに取引先の会社から発行されたものだから、このような請求を受ける理由が何かあったはずだと考えてもらえます。

印鑑を押す習慣があるのに、印鑑のない請求書が届いたら偽造された請求書で詐欺なのではないかと疑うでしょう。本当にそれが虚偽の請求書で第三者にお金を振り込んでしまったとすると大きなトラブルになります。互いに信用を失うことになるのは明らかです。

そのため、印鑑を押すのを慣習として互いに安心して取引できるようにしています。


請求書の印鑑はシャチハタでも良いのか

請求書の印鑑はシャチハタでも良いのかと疑問になる人もいるでしょう。様々な書類でシャチハタ不可という記述が見られるので、特に個人印鑑で請求書を出すときには悩みになりがちです。請求書に印鑑を押す意味がわかっていると、シャチハタでも大丈夫な可能性が高いとわかるでしょう。

請求書を発行して相手が信用してくれるのであればシャチハタでも問題はありません。シャチハタは変形を起こしやすいので銀行印や実印としては使えませんが、ぴったり印影が一致しなくても良いケースではシャチハタでも十分です。

請求書を受け取ったときに印鑑照合をするようなことはまずないでしょう。そのため、シャチハタであっても請求書の印鑑は問題ないというのが一般的です。

請求書の印鑑は電子印鑑でも大丈夫

発行者が特定されていて信頼性のある書類として整えられていれば良いということを考えると、請求書の印鑑は電子印鑑でも大丈夫ではないかと思う人もいるでしょう。新型コロナウイルスの影響やリモートワークの浸透の影響があって、電子印鑑は契約書にもよく用いられるようになってきました。

請求書は契約書が電子書類としてやり取りされる以前から電子化が進められていて、メールでの発行をしていたケースも多々あります。そのため、電子印鑑でも問題はなく、書面で請求書を発行するときにもプリントされた印鑑で大丈夫というのが一般的です。

電子署名付きのファイルでなくても印鑑が示されている電子書類であれば良いという解釈が主流になっています。

請求書の印鑑を用意するときのポイント

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請求書には印鑑がなくても良いので押さないで済ませてしまうという方法もありますが、取引先との信頼関係のためにやはり押しておいた方が良いでしょう。請求書に押す印鑑としてどんなものを用意すべきかと悩むかもしれません。

会社が発行するときには社印を利用するのが最も信頼性が高いので効果的です。ただ、厳密に管理されている社印を使うのは手間がかかるだけでなく、実印が外に出てしまう点でリスクがあります。そのため、気軽に押せる請求書用の印鑑を用意しておくと便利でしょう。

電子書類で問題ないであれば電子印鑑にすると手間がかかりません。紙媒体で発行する場合にも印刷してから印鑑を押すよりも、まとめて印刷できてしまった方が手間が減ります。電子印鑑は簡単にオンラインサービスでも作ることが可能で、デザインしてもらう場合にも比較的安いのが魅力です。

社印に類似している印影の電子印鑑を作ると不信感を持たれずに済むでしょう。

個人印鑑の場合にもまずは電子印鑑を使うことを考えると業務効率が上がります。特に紙媒体に押す機会がないようであれば、まずは電子印鑑を用意して請求書に使っていくのが賢明です。

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請求書の印鑑は用意しておこう

請求書の印鑑は法律的には押さなくても問題はありませんが、取引先との信頼関係を築き上げる上では押印する慣習に従うのが無難でしょう。ただし、実印を押す必要はないので、リスクを考慮して請求書用の印鑑を用意するのがおすすめです。

電子印鑑を利用することもできるので検討してみましょう。業務効率を上げるにも電子印鑑を使うのは効果的です。